Outlook 2010: Wie ich meine E-Mails besser verwalte (1)
Dass ich E-Mails leichter finden und aufräumen kann, gehört für mich zu den wichtigen Neuerungen. Die Unterhaltungsansicht fasst E-Mails eines Betreffs plus alle Antworten in einem “Unterhaltungsfaden” zusammen. Das gab es bisher schon, allerdings nur für empfangene Nachrichten.
In Outlook 2010 erscheinen auch Nachrichten im „Unterhaltungsfaden“, die in Gesendete Elemente oder anderen Unterordnern liegen. Damit entfällt das Durchsuchen diverser Unterordner.
Auch das “Ausmisten” meines Posteingangs geht in der optimierten Unterhaltungsansicht leichter und schneller von der Hand, denn die Funktion Aufräumen löscht auf intelligente Art redundante Antworten.
So funktioniert die optimierte Unterhaltungsansicht
Outlook 2010 zeigt automatisch jeden E-Mail-Ordner in der Unterhaltungsansicht an. Was wohl am ehesten auffällt: Gibt es zu einer E-Mail mehrere Antworten, wird dies mit dem Symbol eines doppelten Umschlags neben der Nachricht angezeigt.
Per Klick auf diesen Umschlag öffne ich den Unterhaltungsfaden uns sehe so alle Elemente, die zu der Nachricht mit dem Betreff dazugehören.
In älteren Versionen musste ich mich zwischen der Anzeige meiner E-Mails nach Datum oder nach Unterhaltung entscheiden. In Outlook 2010 sind beide Ansichten zu einer verschmolzen.
Klicke ich über den Nachrichten mit der rechten Maustaste auf den Balken für Anordnen nach, dann sind die unten gezeigten Optionen schon voreingestellt und sorgen für mehr Komfort.
So räume ich meine E-Mail-Ordner deutlich schneller auf
Löschen ist out, intelligentes und wirksames Aufräumen ist in. So lässt sich die neue Funktion zum Aufräumen vielleicht am besten beschreiben.
Natürlich lösche ich weiterhin Elemente, die ich nicht mehr brauche. Aber Aufräumen macht das viel eleganter. Hier ein Beispiel:
- Bei einer Gruppe von Nachrichten zu einem bestimmten Betreff musste ich früher manuell all die Elemente löschen, die in den folgenden E-Mails bereits enthalten und daher überflüssig waren.
- Den Ordner für gesendete Objekte musste ich dabei auch noch durchforsten.
- Oft war es dann so, dass nur die jüngste Nachricht übrig blieb.
- Jetzt erledige ich diese Aufräumaktionen mit deutlich weniger Aufwand. mit
- Im Menüband nutze ich dazu im Register Start den Befehl Aufräumen (in der Gruppe Löschen).
- Danach erscheint das unten gezeigte Dialogfeld, in dem ich auf Aufräumen klicke.
- Jetzt räumt Outlook 2010 intelligent auf, indem es alle redundanten Elemente löscht In den Papierkorb befördert)..
Hier eine Demonstration, was aus der anfangs gezeigten, aus mehreren Elementen bestehenden Unterhaltung nach dem Aufräumen übrig bleibt:
VORHER sechs Elemente
NACHHER ein Element
FAZIT: Das Wiederfinden zusammengehöriger Nachrichten geht schneller, und das Aufräumen macht sogar Spaß.
Hallo Kai,
da kann ich doch unsere von den Anwendertagen bekannten und beliebten »Ja aber ich seh das ganz anders« Rededuelle zur Abwechslung auf dieses Blog verlagern.
Ich finde, die Unterhaltungsansicht ist wirklich das Killerfeature im neuen Outlook. Und zwar das Mailkillerfeature.
Zum ersten funktioniert die Unterhaltungsansicht nach dem Prinzip » Aus den Augen – aus dem Sinn«. Microsoft argumentiert, der Posteingang wäre übersichtlicher und aufgeräumt, weil man einen Großteil der Elemente nicht mehr sieht! Wunderbarer Gedanke, Outlook gibt es jetzt seit gut 13 Jahren, in dem Alter dachte ich auch noch, dass wenn ich alles unters Bett oder in den Schrank schiebe, mein Zimmer dann aufgeräumt wäre.
Ordnung ist keine optische Täuschung, sondern ein Prinzip.
Dann darf man den Homo Mailiensis nicht überschätzen. Adressbücher sind ihm ein Greul, lieber nimmt er eine alte Nachricht und klickt auf Antworten, löscht – wenn überhaupt – den Nachrichtentext und schreibt was vollkommen anderes rein. Die Nachricht wird abgeschickt und was hat der Nachrichtenschreiber nicht gemacht? Einen neuen Betreff vergeben.
Das passiert täglich mehrmals, aber was passiert nun mit der Nachricht? Sie wird schwuppdiwupp mit anderen Nachrichten optisch in einen Topf geworfen. Ist das übersichtlich?
Weiter geht’s mit dem beliebten Betreff »nächsten Freitag«. In dem dazugehörigen Nachrichtenbandwurm wird von Kollegen via Abteilungsverteiler lang und breit diskutiert, ob und wo man ein Feierabendbier trinken geht. Genervt klickt der Outlooknutzer auf Ignorieren. Ab sofort werden alle Nachrichten mit diesem Betreff tonlos in den Papierkorb geworfen. Ah! Was für eine Wohltat im Zeitalter der Mailfluten!
Dass zwei Monate später der Chef eine Nachricht schickt, in der er ein Dokument für nächsten Freitag einfordert, bekommt unser Nutzer nicht mit, da die Nachricht sofort und tonlos in den Papierkorb gewandert ist. Wie wohl der Betreff lautete?
Der Mensch ist nicht sehr kreativ, eine Handvoll unterschiedliche Betreffzeilen reichen ihm.
Naja, ich könnte da noch einige Fälle aus der jahrelangen Mailpraxis auf die Unterhaltungsansicht projizieren.
Mein Fazit: Die Unterhaltungsansicht sorgt in Zukunft für massenhaften Mailverlust, für größere Unübersichtlichkeit und wird somit großen Schaden anrichten. Schade, dass sie Standardansicht ist. Gut, dass man sie ausschalten kann.
Beste Grüße,
Oliver Weiße
Hallo Oliver,
jetzt wird es kontrovers, denn Deinen Standpunkt kann ich nicht so recht nachvollziehen. In der Vergangenheit war ich absolut KEIN Freund der Unterhaltungsansicht und habe für mich stets die Anordnung “Nach Datum” gewählt.
In Outlook 2010 hab ich immer noch meine bevorzugte Gruppierung nach Datum und als zusätzliche Sortier- und Such-Unterstützung die nach Unterhaltung.
Nicht jede E-Mail sortiere ich in Unterordner weg, sondern beantworte sie und belasse sie vorübergehend im Posteingang. Wenn sich die Sache dann nach mehreren Hin und Her erledigt hat, lösche ich unwahrscheinlich gern alles Überflüssige und/oder lege “das Ergebnis” in einem Unterordner ab.
Die neue Ansicht Nach Datum UND Unterhaltung hilft mir dann, zusammmengehörige Nachrichten schnell zu finden und Überflüssiges zu löschen.
Ich kann daran FÜR MICH nicht Negatives erkennen.
Vielleicht haben wir beide eine unterschiedliche Auffassung von Ordnen und Sortieren? Ist nicht weiter schlimm, da ja jeder die Hoheit über seinen Posteingang hat
Gruß Dieter
Hallo Dieter,
so eine Diskussion belebt doch den Beitrag. Also:
Von Sortieren und Unterordnern hab ich gar nicht gesprochen.
Aber noch mal ein paar Beispiele zur Verdeutlichung:
1.
Ich ignoriere die Unterhaltung »nächster Freitag«. Jahre später schickt mir jemand eine Nachricht mit dem gleichen Betreff, die sofort ohne Meldung(!) im Papierkorb landet. Wo ist da die Hoheit?
2.
Jemand schickt mir eine Nachricht mit dem gleichen Betreff wie eine Nachricht eine Woche vorher. Die beiden Nachrichten werden in eine Unterhaltung gepackt, obwohl sie nichts miteinander zu tun haben.
3.
Ein Nachrichten-Eleve bekomme eine Nachricht mit dem Betreff »Meeting übermorgen?« und er ändert den Betreff in »Meeting übermorgen? – Ich bin dabei!« Tschüß Unterhaltungsansicht.
Das Verändern und Recyclen von Betreffzeilen ist Mailrealität. Auch dass der Mail-Mensch immer wieder die selben Betreffzeilen verwendet, kommt immerzu vor. Da ist die Unterhaltungsansicht ein tödliches Instrument.
Auf die verwirrenden Feinheiten der unterschiedlichen Darstellung zwischen »Unterhaltung« und »geteilte Unterhaltung« will ich hier gar nicht eingehen, da ich inständig hoffe, dass das inkonsistente Verhalten noch der Beta-Version anzulasten ist.
Beste Grüße,
Oliver
Hallo,
weiß jemand wie ich in Outlook 2010 (imap Server) eine Nachricht endgültig lösche? Sie werden nur durchgestrichen, die alte Funktion unter bearbeiten–>gelöschte Nachricht permanent löschen finde ich nicht!
Danke
Gruß
Stefan
Gibt es auch eine Funktion, Nachrichten nach dem Lesen, automatisch in den Papierkorb zu verschieben lassen? Das würde ich sehr praktisch finden.
Es geschehen ja noch Dinge: In der finalen Version von Outlook 2010 ist die Unterhaltungsansicht nicht mehr standardmäßig aktiviert.
Hallo Oliver,
ich habe bei mir die Unterhaltungsansicht gleich als Standard wieder eingestellt, ich finde die Klasse, ein ganz kleines bisschen muss man sich daran gewöhnen, möchte diese aber nicht mehr missen. Freue mich schon auf die Outlook-Anwendertage und Diskussion über dieses Thema.
LG Kai
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Hallo,
ich finde die Ansicht total klasse und habe ein ganz anderes Problem und zwar, dass ich gerne zusätzlich zu der automatischen Ansicht eigene “Gruppierungen” anlegen würde, sprich ich gerne drei einzelne Mails mit völlig verschiedenen Betreffzeilen sehr gerne zu einer Unterhaltung manuell zusammenfassen würde, weil ich sie z. B. erst in einem Meeting in 14 Tagen benötige und sie mein Postfach zu sehr erweitern. Natürlich könnte ich jetzt einen Ordner anlegen und sie alle dort hinein schieben, das Problem ist das müsste ich andauernd tun. Ich habe überall im Netz gesucht, finde jedoch keine Lösung. Hat Jemand eine Idee?
Viele Grüße
Jacqueline
Hallo
Ich würde gerne das gleich wie Jacqueline machen. Wenn ich eine Unterhaltung habe mit mehreren Emails und mehreren Kontakten ist das bis jetzt sehr angenehm. Auch wenn ich die Probleme oben beschrieben gut nachvollziehen kann, da muss man wohl sehr aufpassen.
Aber wenn ich eine Unterhaltung habe und jemand die Betreffzeile abändert oder diese irgendwie automatisch geändert wird, z.B. habe ich das Problem jetzt, eine beginnt mit AW: … die andere mit Re: AW: … und die werden nicht in der gleichen Unterhaltung zusammengefasst. Oder es kann auch sein, dass einer der Kontakte die Betreffzeile ändert, weil sich eine Kleinigkeit in der Unterhaltung änderte und er das hervorheben will. Diese würde ich gerne manuell zusammenfassen. Wie geht das? Gibt es ein add on für diese Funktion.
Danke und Gruss
Patrick
@Jacqueline:
Genau dieses Feature suche ich auch!!! Über Hinweise in dieser Richtung würde ich mich sehr freuen!