Outlook 2010: Wie ich meine OST-Datei verschiebe
Das Verlagern der OST-Datei auf eine andere Partition ist leider nicht ganz so einfach zu erledigen wie das Verschieben der PST-Datei, das ich im Beitrag vom 20. August beschrieben habe.
Offenbar ist es nicht vorgesehen, eine OST-Datei zu verschieben.
Eigentlich! Denn mit einem Griff etwas tiefer in die Trickkiste gelingt auch das.
Um meine OST-Datei von der randvollen Systempartition C: nach Laufwerk E: zu verschieben, gehe ich wie folgt vor:
- Nach einem Klick auf den Start-Knopf von Windows gebe ich als Suchbegriff “e-mail” ein. Im Ergebnis dessen wird unter Systemsteuerung der Eintrag E-Mail angezeigt, den ich anklicke.
- In dem nun eingeblendeten Dialogfeld klicke ich auf Datendateien.
Outlook 2010: Wie ich meine PST-Datei verschiebe
Murhphys Gesetz hat wieder zugeschlagen: Eigentlich wollte ich nur E-Mails abrufen und schwups landet 12.000 x Spam in meinem Posteingang. Kurz darauf meldet Windows, dass Laufwerk C fast voll sei und ich aufräumen solle.
Übeltäter sind meine Outlook-Daten, die C mit fast 8 GB verstopfen. Die muss ich nun wie folgt verschieben auf Laufwerk E.
Es handelt sich um eine PST-Datei mit 4 GB und eine OST-Datei mit 3,5 GB. Kein Problem, habe ja eine 500 GB-Festplatte mit den Laufwerken C, D und E – denke ich.
Schritt 1: Die PST verschieben
Ist Outlook 2010 ein Routenplaner?
Meine Antwort: Ja! Wenn ich in einem Outlook-Kontakt auf die Schaltfläche Zuordnen klicke, wird die Adresse in BING Maps angezeigt.
Wähle ich nun Routenplaner, wird die Fahrstrecke zu diesem Kontakt erstellt.
Versteht sich Outlook 2010 auch mit Google Maps und Yahoo Maps?
Ja, es funktioniert auch mit anderen Diensten – nach einer Änderung in der Registry.
Die Registry anpassen
- Ich öffne die Registry von Windows (Windows-Taste + R und Eingabe von regedit).
- In der Registry wechsle ich zum Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Options\General.
- Nun erstelle ich per rechten Mausklick einen neuen Schlüssel mit dem Namen MapScriptURL.
- Diesem neuen Wert weise ich den Wert http://maps.google.com/?q=<0s >, <1s>, <2s>, <3s>, <4s> zu.
Outlook 2010 versteht sich auch mit Google Maps
Klicke ich nun in einem Kontakt auf Zuordnen, öffnet sich Google-Maps mit der richtigen Adresse.
Für die Liebhaber von Yahoo-Maps funktioniert es mit diesem Wert in Schritt 4: http://maps.yahoo.com/map?q1=<0s> <1s> <2s> <3s> <4s>
Verwandter Artikel Genial: Outlook 2010 weist mir den Weg zu einem Kontakt
Outlook-Vorlagen blitzschnell nutzen per Sprungliste
Wie Vorlagen in Outlook angelegt werden und welche Vorteile sie bringen, war im gestrigen Beitrag zu lesen. Aber wie wird eine neue E-Mail auf Basis einer selbst erstellten Outlook-Vorlage aufgerufen?
Der normale Weg in Outlook ist frustrierend lang: Neue Elemente – Weitere Elemente – Formular auswählen – Vorlagen im Dateisystem.
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| Dank Windows 7 reichen zwei Mausklicks. Jump List – zu Deutsch Sprungliste – heißt diesmal das Zauberwort. |
Was ist und wie funktioniert eine Sprungliste?
“Mithilfe von Sprunglisten können Sie schnell die Dateien finden, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Taskleiste auf ein Programmsymbol, um eine Liste der zuletzt geöffneten Dateien anzuzeigen. Sie können auch Dateien, die Sie regelmäßig verwenden, an eine Sprungliste heften. In einigen Sprunglisten werden Befehle für häufig Aufgaben angezeigt …”
Soweit die Erklärung aus der Windows 7-Hilfe – gut verständlich, wie ich finde.
Um eine Sprungliste aufzurufen, klicke ich also mit der rechten Maustaste auf das Word-, Excel-, PowerPoint- oder eben auch Outlook-Symbol in der Taskleiste. Nun sehe die zuletzt verwendetet Dateien – hier am Beispiel von Word.
Doch es wir noch produktiver: Wenn ich nämlich mit der Maus auf einen Dateinamen zeige, erscheint am Ende eine kleine Pin-Nadel. Mit der hefte ich die Datei dauerhaft in der Sprungliste an.
Soviel zur Theorie … und wo ist nun die Sprungliste in Outlook?
Mit einem Rechtsklick auf das Outlook-Symbol bekomme ich nur folgende Möglichkeiten angeboten, aber leider keine zuletzt benutzen Dateien wie beispielsweise Formulare.
ich muss diese Jump List mit meinen Vorlagen (OFT-Dateien) oder auch mit im Dateisystem gespeicherten MSG-Dateien selber bestücken.
Um z.B. eines meiner Formulare (Zeit sparen bei Alltagsaufgaben: Vorlagen auch in Outlook) in diese Liste aufzunehmen, ziehe ich die OFT-Datei – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – mit gedrückter rechter Maustaste aus dem Fenster des Windows Explorers auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste.
Nachdem ich die Sprungliste von Outlook somit erweitert habe, reicht künftig ein Rechtsklick auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste, um die Sprungliste anzuzeigen.
Eine zweiter, diesmal linker Mausklick öffnet dann eine Kopie der gewünschten Outlook-Vorlage.
Fazit
Sprunglisten in Windows 7 machen die Arbeit deutlich produktiver.
Auch hier spare ich im Laufe der Zeit etliche uneffektive Mausbewegungen (siehe dazu auch den Beitrag von Markus Hahner zu Word 2010 Der rechte Mausklick erspart Mauskilometer, Teil 1).
Zeit sparen bei Alltagsaufgaben: Vorlagen auch in Outlook
Einen Großteil meiner E-Mails versende ich immer wieder an die gleichen Personen. Ob Kunde, Kollege oder Lieferant – jedes Mal muss ich die E-Mail-Adresse ins Feld An, im Nachrichtentext dann Anrede und Grußformel eintragen. Der Rest der Nachricht ist variabel. Die Routinearbeiten, also das Einfügen fest stehender Informationen, lassen sich rationalisieren. Das Zauberwort heißt Vorlage.
Ja, nicht nur in Word und PowerPoint gibt‘s Vorlagen, auch Outlook hat diese Helfer, die Arbeitsabläufe beschleunigen und vereinheitlichen.
Das Prinzip ist denkbar einfach:
- Alle Informationen und Elemente, die sich wiederholen, speichere ich in einer Vorlage ab.
- Künftig rufe ich mir nur noch eine Kopie der Vorlage auf, in der alles schon vorbereitet ist.
- Ich muss dann nur noch die aktuellen (variablen) Informationen eingeben.
Die Schritte zum Anlegen einer E-Mail-Vorlage
Der einmalige Aufwand für das Erzeugen von solchen vorgefertigten E-Mails lohnt sich in jedem Fall.
- Zuerst rufe ich eine neue E-Mail auf – am schnellsten geht das mit Strg+Umschalt+M.
- Nun trage ich im Feld An die erforderliche E-Mail-Adresse ein.
- Anschließend gebe ich in das Nachrichtenfeld die zu dem E-Mail-Empfänger passende Anrede und Grußformel ein.
- Handelt es sich um periodisch wiederkehrende E-Mails mit festen Inhalten, füge ich auch noch den Betreff und weiteren Nachrichtentext ein.
- Bei Bedarf kann ich über die Registerkarte Optionen noch festlegen, wo die Nachricht nach dem Versenden abgelegt werden soll – ich liebe eine geordnete und “mitdenkende” Ablage – und ob ich der Nachricht eventuell noch eine Lesebestätigung mitgeben will.
- Zum Schluss wähle ich die Befehlsfolge Datei/Speichern unter und stelle in dem Dialogfeld ganz unten bei Dateityp den Eintrag Outlook-Vorlage (*.oft) ein. Outlook wechselt automatisch zum Vorlagen-Ordner (Templates).
Fazit und Ausblick
Auf die oben beschriebene Weise lege ich mir so viele Vorlagen mit vorgefertigten Inhalten an, wie ich brauche.
Wie ich eine Kopie meiner Vorlagen mit genau zwei Mausklicks aufrufe, beschreibe ich im nächsten Beitrag.
