Einen Papierbrief wirft man in der regel nicht so schnell weg, sondern heftet ihn im besten Falle sofort ab. Am PC fällt der Druck auf ENTF deutlich leichter, zumal viele Menschen die Wertigkeit einer E-Mail nicht mit der eines Schriftstückes gleichsetzen.
Aber wie sieht hier eigentlich die Gesetzeslage aus?
Immerhin können E-Mails ja sehr wohl rechtsverbindlich sein.
Während Sie mit rein privaten E-Mails tun und lassen können, was Sie wollen, sieht es im geschäftlichen Bereich deutlich anders aus: In Paragraf 257 regelt das Handelsgesetzbuch die Aufbewahrungsfristen geschäftlicher Dokumente, und dazu zählen auch E-Mails. So sind die empfangenen Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe für eine Dauer von sechs Kalenderjahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Handelsbriefe (E-Mails) empfangen bzw. verschickt wurden.
Juristen sind sich einig, dass sich der begriff Handelsbriefe auch auf E-Mails erstreckt, die ein Handelsgeschäft betreffen. E-Mail-Korrespondenz, genau wie jede andere schriftliche Korrespondenz, ist allerdings nur aufbewahrungspflichtig, wenn diese tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt hat. Das Löschen von SPAM-Nachrichten ist deshalb unproblematisch, und auch rein firmeninterne E-Mails fallen nicht unter dieses Gesetzt.
Beim Löschen beruflicher/geschäftlicher E-Mails sollten Sie deshalb genau darauf achten, keine Korrespondenz mit Kunden oder Lieferanten zu löschen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Quelle: gefunden im WEB
