Outlook-Vorlagen blitzschnell nutzen per Sprungliste
Wie Vorlagen in Outlook angelegt werden und welche Vorteile sie bringen, war im gestrigen Beitrag zu lesen. Aber wie wird eine neue E-Mail auf Basis einer selbst erstellten Outlook-Vorlage aufgerufen?
Der normale Weg in Outlook ist frustrierend lang: Neue Elemente – Weitere Elemente – Formular auswählen – Vorlagen im Dateisystem.
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| Dank Windows 7 reichen zwei Mausklicks. Jump List – zu Deutsch Sprungliste – heißt diesmal das Zauberwort. |
Was ist und wie funktioniert eine Sprungliste?
“Mithilfe von Sprunglisten können Sie schnell die Dateien finden, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Taskleiste auf ein Programmsymbol, um eine Liste der zuletzt geöffneten Dateien anzuzeigen. Sie können auch Dateien, die Sie regelmäßig verwenden, an eine Sprungliste heften. In einigen Sprunglisten werden Befehle für häufig Aufgaben angezeigt …”
Soweit die Erklärung aus der Windows 7-Hilfe – gut verständlich, wie ich finde.
Um eine Sprungliste aufzurufen, klicke ich also mit der rechten Maustaste auf das Word-, Excel-, PowerPoint- oder eben auch Outlook-Symbol in der Taskleiste. Nun sehe die zuletzt verwendetet Dateien – hier am Beispiel von Word.
Doch es wir noch produktiver: Wenn ich nämlich mit der Maus auf einen Dateinamen zeige, erscheint am Ende eine kleine Pin-Nadel. Mit der hefte ich die Datei dauerhaft in der Sprungliste an.
Soviel zur Theorie … und wo ist nun die Sprungliste in Outlook?
Mit einem Rechtsklick auf das Outlook-Symbol bekomme ich nur folgende Möglichkeiten angeboten, aber leider keine zuletzt benutzen Dateien wie beispielsweise Formulare.
ich muss diese Jump List mit meinen Vorlagen (OFT-Dateien) oder auch mit im Dateisystem gespeicherten MSG-Dateien selber bestücken.
Um z.B. eines meiner Formulare (Zeit sparen bei Alltagsaufgaben: Vorlagen auch in Outlook) in diese Liste aufzunehmen, ziehe ich die OFT-Datei – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – mit gedrückter rechter Maustaste aus dem Fenster des Windows Explorers auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste.
Nachdem ich die Sprungliste von Outlook somit erweitert habe, reicht künftig ein Rechtsklick auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste, um die Sprungliste anzuzeigen.
Eine zweiter, diesmal linker Mausklick öffnet dann eine Kopie der gewünschten Outlook-Vorlage.
Fazit
Sprunglisten in Windows 7 machen die Arbeit deutlich produktiver.
Auch hier spare ich im Laufe der Zeit etliche uneffektive Mausbewegungen (siehe dazu auch den Beitrag von Markus Hahner zu Word 2010 Der rechte Mausklick erspart Mauskilometer, Teil 1).
Hui, gar nicht schlecht!
Danke!!
Als professioneller Nutzer im Bereich Support arbeite ich viel mit Vorlagen. Und zwar mit sehr vielen, verschiedenen Themenbereichen zugeordneten Vorlagen. Diese alle in die Sprungliste zu bringen, ist unfassbar unübersichtlich (keine Untermenüs usw.).
In Outlook 2003 hatte ich mir in der Outlook-Menüleiste per “Anpassen” verschiedene Untermenüs angelegt (z.B. “Zugangsdaten”, “Technische Hilfe” usw.), in denen ich jeweils die thematisch zugehörigen Vorlagen als “Neue E-Mail”-Symbol mit Hyperlink auf die entsprechende oft-Datei abgelegt hatte – superpraktisch und übersichtlich, mit 2 Klicks (Menü öffenen, Vorlage anwählen) war jede E-Mail verfügbar.
Jetzt in Outlook 2010: 105 Vorlagen, alle in einer ewigen Liste ohne thematischen Zusammenhang sortiert.
Gibt es da einen geschickteren Weg? Die Einrichtung solcher Direkt-Hyperlinks auf Vorlagen habe ich nicht bewerkstelligt bekommen, weil im Menüband-Anpassen-Bereich nur der Befehl “Formulare” sich einbinden ließ – und der bedeutet die Klickorgie durch die Ordnerstruktur…
Hallo derLars,
es gibt immer Möglichkeiten. Z.B. leg im VBA Editor ein Modul an für jedes Formular, nach dem Format:
Sub FormLauncher()
strForm = “IPM.Note.xxx”
Set objFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
Set objItem = objFolder.Items.Add(strForm)
objItem.Display
Item_Open = False
End Sub
Anschließend passe das menüband an und erstelle eine neue Registerkarte und füge alle “Makros” ein. Dort kannst Du gruppieren usw.
Viel Spaß!
Kai Schneider
hallo zusammen,
ich habe genau das selbe problem wie oben schon beschrieben.
es gab die schöne alte zeit wo man einfach beliebige hyperlinks auf
seine eigene outlook symbolleiste ziehen konnte und ruck zuck war
alles perfekt angelegt.
und jetzt das neue outlook wo kein mensch etwas findet……..
ich bereue den wechsel auf outlook 2010 jetzt schon……..
was macht dieses makro? die jeweilige vorlage öffnen?
aber wo steht der name, der pfad, usw der vorlage?
ich kenn mich wenig in vba aus……..
grüßle
Vielleicht eine andere Lösung: Ich ziehe die Vorlagendatei (*.oft) per Drag&Drop einfach aus dem “Templates”-Ordner in einen Outlook-Ordner. Von dort heraus kann man sie per Doppelklick dann direkt öffnen. Auf diese Weise ist sicher auch jede beliebige Sortierung und Systematisierung vieler Vorlagen in Unterordnern etc. möglich. Gruß!
Hallo Kai,
Hut ab, das ist die beste bzw. professionellste Hilfe, die ich bis jetzt im Web gefunden habe. Danke! Jetzt weiß ich an wenn ich mich wenden kann. Ich habe mein Outlook 2010 sehr personalisiert, doch dabei bin ich oft an die Grenzen gestoßen. Ich habe mir bei der Personalisierung der Kontakte die Hörner abgestoßen. Aber jetzt nach einigen Monaten habe ich sie dort wo ich sie haben wollte. Wenn dort jemand Hilfe braucht, bin ich gerne dazu bereit.
Ich suche aber seit geraumer Zeit eine Lösung um schnell und ohne Mausklickkilometer an meine Vorlagen zu kommen. Dabei hast Du mir jetzt super geholfen. Nochmals Danke!! Grüße aus Meran