CI-konforme Schriftarten per E-Mail-Vorlage

Viele Wege führen nach Rom … Während Kai Schneider vor ein paar Tagen hier vorstellte, wie man die Standard-Schriftgröße in Outlook 2007 mit Hilfe von Registry-Keys einstellt, ist mir als Nicht-Admin nie so ganz wohl dabei, wenn ich die Registry verändern muss. Als wir im letzten Jahr Office 2007 in unserem Unternehmen eingeführt haben, haben wir daher den Weg über die Outlook-Standard-Vorlage gewählt, um unsere Corporate Identity (CI) auch in unseren E-Mails umzusetzen.

Und so sind wir vorgegangen: Ich habe in Word eine Datei NormalEmail.dotm erstellt. Dieser Vorlage habe ich (auf dem Register Seitenlayout) unser Design zugewiesen. Damit stehen einerseits die im Design festgelegte Hausschrift Arial als auch andererseits unsere Designfarben in E-Mails zur Verfügung. Die Standard-Absatzformatvorlage in dieser Vorlage habe ich mit Arial (Textkörper) in Arial 11 pt mit 12 pt Absatzabstand vor jedem Absatz formatiert. Bei der Installation von Office 2007 haben wir diese Vorlage jedem Anwender in seine persönlichen (lokal abgespeicherten) Benutzervorlagen verteilt.

Die Vorteile dieser Methode:

Ich musste keine Registry Keys heraussuchen, es reichen meine Word-Kenntnisse.
Ich kann mehr Einstellungen übergeben (z. B. Farben, Absatzabstand).
Wenn für einen einzelnen Anwender Änderungen zu machen sind, erstelle ich eine angepasste Vorlage und kann sie verteilen, ohne mich als Admin anmelden zu müssen.

Gerade dieser letzte Punkt kann sich allerdings auch als Nachteil erweisen: Während die normalen Anwender keine administrativen Rechte haben und so die in der Registry vorgenommenen Einstellungen nicht verändern können, könnten sie die E-Mail-Vorlage selbst verändern und so von unserer CI abweichen. In der Praxis ist dies jedoch noch nicht vorgekommen.

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