Die Möglichkeit, in Outlook Signaturen zu erstellen und zu verwalten ist auf das Nötigste beschränkt. So beherrscht der Signatur-Editor zwar ein paar Formatierungen, hat aber teilweise Schwierigkeiten mit den gleichzeitig möglichen E-Mailformaten HTML, Rich Text und Nur-Text. Auch das Einfügen von Firmenlogos ist nur umständlich über den direkten Zugang zur Signaturdatei möglich. Abhilfe schafft ein kostenfreies Tool.

Mit dem Werkzeug OutlookSignature erhalten Nutzer die folgenden Optionen: Erzeugung einer beliebigen Anzahl von Signaturen anhand von benutzerdefinierten Vorlagen (HTM, RTF und TXT), Verwenden von Daten aus einer beliebigen Datenbankquelle sowie aus dem Active-Directory in einer Windows-Server-Umgebung. Daneben bietet das Tool die automatische Verteilung aller Signaturdateien und vieles mehr.

Das System besteht aus einer Datenbank oder den Daten aus dem Active-Directory, den zu erstellenden Vorlagen und einer Konfigurationsdatei. Entscheidend ist letztlich noch die ausführende Datei "outlooksignature.exe", die sich ohne weiteres in jedes Login-Skript einbinden oder über eine zentrale Windows-Policy ausführen lässt.