Viele Wege führen nach Rom … Während Kai Schneider vor ein paar Tagen hier vorstellte, wie man die Standard-Schriftgröße in Outlook 2007 mit Hilfe von Registry-Keys einstellt, ist mir als Nicht-Admin nie so ganz wohl dabei, wenn ich die Registry verändern muss. Als wir im letzten Jahr Office 2007 in unserem Unternehmen eingeführt haben, haben wir daher den Weg über die Outlook-Standard-Vorlage gewählt, um unsere Corporate Identity (CI) auch in unseren E-Mails umzusetzen.

Und so sind wir vorgegangen: Ich habe in Word eine Datei NormalEmail.dotm erstellt. Dieser Vorlage habe ich (auf dem Register Seitenlayout) unser Design zugewiesen. Damit stehen einerseits die im Design festgelegte Hausschrift Arial als auch andererseits unsere Designfarben in E-Mails zur Verfügung. Die Standard-Absatzformatvorlage in dieser Vorlage habe ich mit Arial (Textkörper) in Arial 11 pt mit 12 pt Absatzabstand vor jedem Absatz formatiert. Bei der Installation von Office 2007 haben wir diese Vorlage jedem Anwender in seine persönlichen (lokal abgespeicherten) Benutzervorlagen verteilt.

Die Vorteile dieser Methode:

• Ich musste keine Registry Keys heraussuchen, es reichen meine Word-Kenntnisse.
• Ich kann mehr Einstellungen übergeben (z. B. Farben, Absatzabstand).
• Wenn für einen einzelnen Anwender Änderungen zu machen sind, erstelle ich eine angepasste Vorlage und kann sie verteilen, ohne mich als Admin anmelden zu müssen.

Gerade dieser letzte Punkt kann sich allerdings auch als Nachteil erweisen: Während die normalen Anwender keine administrativen Rechte haben und so die in der Registry vorgenommenen Einstellungen nicht verändern können, könnten sie die E-Mail-Vorlage selbst verändern und so von unserer CI abweichen. In der Praxis ist dies jedoch noch nicht vorgekommen.

Haben Sie daran gedacht, an diesem Wochenende Ihre Uhren auf die Sommerzeit umzustellen? Obwohl die Sommerzeit in Deutschland 1980 (wieder-)eingeführt wurde, frage ich mich doch in jedem Jahr wieder, wann es so weit ist. Hinzu kommt noch, dass ich viel mit Kollegen in den U.S.A. zusammenarbeite.

Dort wird zwar auch die Sommerzeit ("Daylight Saving Time") genutzt, aber bereits seit dem 8. März 2009. Während bei uns in Europa die Sommerzeit am letzten Wochenende im März, in diesem Jahr also am 29. März 2009 beginnt, gilt für die U.S.A. der zweite Sonntag im März als Startdatum.

Auch das Ende der Sommerzeit ist unterschiedlich: In Europa am letzten Sonntag im Oktober, also in diesem Jahr am 25. Oktober 2009, in USA am ersten Sonntag im November, also in diesem Jahr am 1. November 2009. Eine Ausnahme macht dabei Arizona, dort wird gar nicht auf die Sommerzeit umgestellt.

Zwar stellt sich meine Computer-Uhr selbsttätig auf die Sommerzeit um, für alle anderen Uhren brauche ich aber in jedem Jahr eine Erinnerung. Wie praktisch, dass man in Outlook auch ungewöhnliche Intervalle für Serientermine eingeben kann. So kann ich mich auch am letzten Sonntag im Oktober wieder daran erinnern lassen, die Uhr umzustellen.

Und dann stellt sich wieder die Frage, ob sie vor oder zurück gestellt werden muss … Von amerikanischen Freunden habe ich dazu eine Eselsbrücke. Sie spielt mit den Doppelbedeutungen der englischen Namen der Jahreszeiten (Spring = Frühjahr, Fall = Herbst): "Spring forward, fall back."

Allen, die wie ich viel mit Kollegen im Ausland zusammenarbeiten, empfehle ich, im Outlook-Kalender eine zweite Zeitzone einzustellen.

Diese Option ist leider in Outlook etwas versteckt:
Extras – Optionen – Kalenderoptionen – Zeitzone. Dort kann man eine zusätzliche Zeitzone auswählen. Achten Sie darauf, dass bei beiden Zeitzonen das Häkchen Automatisch zw. Sommer und Winterzeit umschalten richtig gesetzt wird.

Eine praktische Webseite für diejenigen, die Telefon- oder Webkonferenzen in drei oder vier Zeitzonen planen:

http://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html

Dort gibt man die Orte ein und sieht dann in einer tabellarischen Gegenüberstellung, wann in allen Orten gleichzeitig normale Bürozeit herrscht.

Jetzt in der Vorweihnachtszeit werde ich von meinen Kollegen oft um Adressen gebeten, denn alle stellen gerade ihre Listen für die Weihnachtskarten zusammen und bemerken bei dieser Gelegenheit Lücken in ihren Outlook-Kontakten. Mit Outlook 2007 ist es ganz einfach, mehrere Kontakte an eine Mail anzuhängen:

1. Ich öffne eine neue E-Mail und wähle Element anfügen (neben bzw. unter der "normalen" Büroklammer)




2. Dann klicke ich auf Kontakte,
3. dort klicke ich die erste gewünschte Adresse an und
4. halte die Strg-Taste gedrückt und klicke die nächste Adresse an.
5. Ich bestätige die Auswahl mit OK.




6. Die Kontakte werden im Visitenkartenformat angehängt.



7. Der Empfänger öffnet diese Anlagen mit Doppelklick und fügt sie mit Speichern & Schließen seinen eigenen Kontakten hinzu.

Eine Suche in meinem Posteingang gleicht manchmal der Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen. So war ich mir sicher, im letzten Monat von einer Kollegin ein Word-Dokument mit ihren Beiträgen für den PowerPoint-User-Newsletter erhalten zu haben. Eine Suche nur nach dem Absendernamen ergab noch zu viele Treffer. Aber ich wusste ja, dass der Anhang ein Word-2007-Dokument mit der Dateierweiterung DOCX war. Also schränkte ich mit Hilfe der Feldnamen die Suche ein und suchte nach „von:Pia Anlage:docx“:

Sie können für solch eine gezielte Suche alle in Outlook verfügbaren Feldnamen benutzen, also Von, Anlage, Gesendet, etc. Schreiben Sie den Feldnamen mit einem Doppelpunkt und ohne Leerzeichen vor den Suchbegriff (Groß- und Kleinschreibung ist dabei unerheblich). So wird die Suche nach dem Begriff auf diese Spalte beschränkt. Ich finde mit dem Beispiel oben also keine Mails, bei denen der Name „Pia“ in der Empfängerliste auftaucht und auch keine, in denen sie „DOCX“ im Text erwähnt.