Wenn ich in einem Suchordner Mails einer bestimmten Person sammle, ist für mich die Ansicht “Nach Unterhaltung” besonders sinnvoll. Frage und Antwort stehen direkt untereinander, ich sehe sofort den Zusammenhang. Die Ansicht ist schnell eingestellt mit Ansicht / Anordnen nach / Unterhaltung. Ich passe die Ansicht allerdings noch etwas weiter an und füge die Felder An und Von hinzu. Anschließend sorge ich dafür, dass alle Unterhaltungen aufgeklappt sind.

So sieht eine Ansicht nach Unterhaltung aus, wenn alle Unterhaltungen aufgeklappt sind:

 

 

Das kleine Symbol links vom Unterhaltungsbetreff klappt die Unterhaltung auf oder zu. Ein Klick mit der rechten Maustaste bringt die Befehle Alle Gruppen reduzieren bzw. Alle Gruppen erweitern.

Es gibt leider ein kleines Problem bei dieser Ansicht: Mails mit gleichen Betreffzeilen werden zur gleichen Unterhaltung sortiert. Es ist darum für mich mittlerweile ganz selbstverständlich geworden, allgemeine Betreffs zu vermeiden. Schließlich nützt mit eine einzige ellenlange Unterhaltung zum Betreff “Wochenende” herzlich wenig, wenn es einmal um eine berufliche Aktion an einem Wochenende im Februar ging und einmal um einen geplanten Ausflug mit Freunden im September!

Bei Terminen und Besprechungen die Übersicht zu bewahren, kann schwierig sein. Oft kommt es vor, dass ich eine Besprechungsanfrage zugesagt habe und nach einer Weile hektisch nach dieser Bestätigung suche. Suchordner speziell für Besprechungsanfragen helfen mir dabei, den Überblick nicht zu verlieren. Ich habe einen Suchordner für alle Besprechungen, die ich angenommen habe und einen separaten Ordner für alle Besprechungsanfragen, bei denen ich Organisator bin.

So können Sie den Suchordner für die von mir akzeptierten Besprechungen nachbauen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Suchordner
• Wählen Sie Neuen Suchordner
• Blättern Sie in der Liste der vorhandenen Suchordner nach unten und wählen Sie Benutzerdefinierten Suchordner erstellen
• Klicken Sie auf Auswählen, vergeben Sie einen Namen für den Suchordner und klicken Sie auf Kriterien
• Gehen Sie auf die Registerkarte Erweitert und dort auf Feld
• Suchen Sie das Feld Alle Terminfelder / Nachrichtenklasse
• Die Nachrichtenklasse für zugesagte Besprechungen lautet "IPM.Schedule.Meeting.Resp.Pos".
  Darum geben Sie ein Nachrichtenklasse – enthält – resp.pos.

• Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen
• Damit nur die von Ihnen zugesagten Besprechungen gezeigt werden, wählen Sie noch das Feld Von aus den häufig verwendeten und tragen als Bedingung ein enthält – <Ihren Namen>

Damit werden alle Besprechungsanfragen im Suchordner angezeigt, für die Sie zugesagt haben. Der Suchordner für die Besprechungen, bei denen ich Organisator bin, hat diese Kriterien:

• Nachrichtenklasse – enthält – meeting.request
• Von – enthält – <Ihr Name>

Um einen Überblick in der Mailflut zu behalten, eignen sich Unterordner, geschickt gewählte Ansichten mit Sortierungen und die wenig genutzten Suchordner. Sie lassen sich anlegen für bestimmte Absender oder Empfänger, für Mails mit Kennzeichnungen oder Kategorien und vieles mehr. Mails werden im Suchordner nur angezeigt, die Mail liegt allerdings nicht zweimal vor. Sie befindet sich lediglich im ursprünglichen Ordner, nicht im Suchordner.

So legen Sie Suchordner an:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Begriff Suchordner in der Navigationsleiste
• Wählen Sie Neue Suchordner
• Es öffnet sich ein Fenster mit vorbereiteten Kriterien für neue Suchordner

 

 

Sie können jetzt einen der vorbereiten Suchordner verwenden und beispielsweise Nachrichten von oder an bestimmte Personen auswählen. Sobald Sie diese Kategorie angeklickt haben, erscheint unterhalb des Auswahlfensters die Schaltfläche Auswählen. Klicken Sie darauf und wählen Sie aus den Kontakten aus, welcher Kontakt überwacht werden soll.

Mehr Möglichkeiten ergeben sich, wenn Sie in der Liste der Kategorien nach unten rollen und Benutzerdefinierten Suchordner erstellen wählen. Mit dem Klick auf Auswählen gelangen Sie in einen Dialog, in dem Sie zuerst einen Namen für den Suchordner festlegen und anschließend die Kriterien aussuchen. Die Kriterien entsprechen der erweiterten Suche von Outlook.

 

 

So können Sie beispielsweise alle Mails suchen, die von allen Absendern aus einer bestimmten Firma in diesem Monat gekommen sind:

• Wählen Sie Benutzerdefinierten Suchordner erstellen
• Klicken Sie auf Auswählen und geben Sie dem Suchordner einen Namen
• Klicken Sie dann auf Kriterien
• Tragen Sie unter Von: nur den letzten Teil der Mailanschrift an – also beispielsweise @ppt-user.de
• Klicken Sie auf Erweitert und wählen Sie Feld / Datums- und Uhrzeitfelder / Erhalten
• Als Bedingung tragen Sie ein Diesen Monat und klicken dann auf Zur Liste hinzufügen

Haben Sie auch schon seit Jahren vergessen, dass es in Outlook ein Journal gibt? Ich habe sie auch nicht aktiviert und trotzdem nutze ich. Störend wäre für mich die dauerhafte Protokollfunktion, die den Computer unbestreitbar in die Knie zwingt. Sinnvoll ist bei mir das individuelle Protokollieren von Zeit auf Knopfdruck: wie lange habe ich an einer Excel-Tabelle gesessen, wie groß war der Zeitaufwand für eine Bedienungsanleitung, wie viel Zeit habe ich für die Beantwortung von Hotline-Anrufen heute gebraucht?

Für all diese Fälle brauche ich keine dauerhafte, automatische Protokollierung. Ich starte das Journal gezielt:

• Für alle Outlook-Elemente gibt es den Tastenkürzel Strg+J als schnellen Weg, um das Element in das Journal zu übertragen. Eine Mail oder einen Kontakt markiere ich und drücke dann Strg+J, um dazu einen Journaleintrag zu erzeugen.
• Einen leeren Journaleintrag erzeuge ich mit Strg+Shift+J. Das brauche ich z. B. für die Protokollierung von Telefonanrufen oder Vorbereitungsarbeiten.
• Ein Dokument ziehe ich aus dem Windows-Explorer auf das Journal.

In allen Fällen öffnet Outlook den Journaleintrag mit den Feldern Betreff, Eintragstyp und Firma. Und vor allem mit dem Datums- und Uhrzeitfeld für Beginn und Dauer.

Falls Outlook beim ersten Starten des Journals nachfragt, ob das Journal dauerhaft eingeschaltet werden soll, empfehle ich den Klick auf Nein. Gleichzeitig sollten Sie die weitere Anzeige dieses Dialogs deaktivieren: einfach auf Diese Meldung nicht mehr anzeigen klicken.

Die Zeitmessung startet mit Klick auf das Symbol Zeitmessung starten, solange die Zeitmessung läuft, sehen Sie die kleine Uhr neben dem Zeitfeld rotieren. Das Feld Dauer aktualisiert sich ständig, so dass Sie immer einen Überblick über die verstrichene Zeit haben. Ein Klick auf Zeitmessung anhalten stoppt die Zeitmessung und Sie erhalten die Dauer in Minuten angezeigt. Mit der Auswahlliste neben Dauer können Sie auch eine Dauer von Hand eintragen.

Die Auswertung meiner Journaleinträge mache ich in der Regel mit der Ansicht Eintragsliste, nicht mit der standardmäßig verwendeten Zeitskala-Ansicht.

Die Liste lässt sich auch prima nach Excel exportieren: Datei / Importieren-Exportieren / Exportieren in eine Datei und dann Excel-Tabelle auswählen. Folgen Sie dem Assistenten, vergewissern Sie sich, dass das Journal als zu exportierender Ordner markiert ist und geben Sie Speicherort und Dateinamen an. Die Exceltabelle zeigt die Dauer in Minuten an; wenn Sie also die Anzeige in Stunden brauchen, müssen Sie sich eine Hilfsspalte einfügen und die Dauer durch 60 teilen.

Nachdem Sie in den letzten zwei Blogs gesehen haben, wie man Internetseiten anzeigt und Verknüpfungen zu Internetseiten in Outlook verwaltet, zeige ich Ihnen heute, wie Sie Dokumente oder Ordner als Verknüpfung ablegen. Wenn Sie das können, haben Sie in Outlook alle wichtigen Dokumente und Links ständig parat.

Lassen Sie sich mit Wechseln zu / Verknüpfungen die Verknüpfungen anzeigen. Klicken Sie auf Neue Gruppe hinzufügen und geben Ihrer Gruppe einen Namen.

 

 

Oben sehen Sie meine selber erstelle Gruppe Internetfavoriten (1), die ich beim letzten Mal angelegt habe. In ihr sammel ich wichtige Links zu Internetseiten. Darunter sehen Sie die neue Gruppe Tastenkürzel (2), in die ich Links auf Word-Dokumente legen will.

Sobald die Gruppe erstellt ist, öffnen Sie den Windows Explorer und suchen Sie nach dem Dokument, dass hierher verlinkt werden soll. Ziehen Sie das Dokument mit gedrückter linker Maustaste in das Outlook-Fenster und lassen Sie es genau auf dem Gruppenbalken fallen. Bloß nicht die Nerven verlieren und zwischendrin die Maus loslassen! Also los geht’s: Dokument ziehen, das Outlook-Fenster in der Taskleiste anpeilen, warten bis es aufgeht, auf den Balken für die Verknüpfungszeile zielen und loslassen. Bei mir ist das auf dem Balken Tastenkürzel. Das Dokument wird anschließend mit seinem Namen angezeigt.

 

 

So wie oben sieht die Gruppe aus, wenn bereits Dokumente verknüpft wurden. Ein Klick auf den Dokumentnamen ruft – je nach Sicherheitseinstellungen – einen oder zwei Dialoge für das Öffnen des Dokumentes auf. Anschließend wird die Anwendung gestartet – bei meinen Dokumenten also Word – und darin öffnet sich das Dokument.

Sie können statt eines Dokumentes auch einen Ordnernamen in die Verknüpfungsgruppe ziehen und mit einem Mausklick den Explorer mit dem Ordner starten.

Im Unterschied zu den Internetseiten vom letzten Blogbeitrag öffnen sich Dokumente oder Ordner nicht im Outlook-Vorschaufenster rechts neben der Navigationsleiste. In beiden Fällen wird zuerst die Anwendung gestartet: Word, Excel, der Windows Explorer und so fort. In dieser Anwendung sind dann die Dokumente zu sehen.