Kai Schneider
Zeit sparen bei Alltagsaufgaben: Vorlagen auch in Outlook
Einen Großteil meiner E-Mails versende ich immer wieder an die gleichen Personen. Ob Kunde, Kollege oder Lieferant – jedes Mal muss ich die E-Mail-Adresse ins Feld An, im Nachrichtentext dann Anrede und Grußformel eintragen. Der Rest der Nachricht ist variabel. Die Routinearbeiten, also das Einfügen fest stehender Informationen, lassen sich rationalisieren. Das Zauberwort heißt Vorlage.
Ja, nicht nur in Word und PowerPoint gibt‘s Vorlagen, auch Outlook hat diese Helfer, die Arbeitsabläufe beschleunigen und vereinheitlichen.
Das Prinzip ist denkbar einfach:
- Alle Informationen und Elemente, die sich wiederholen, speichere ich in einer Vorlage ab.
- Künftig rufe ich mir nur noch eine Kopie der Vorlage auf, in der alles schon vorbereitet ist.
- Ich muss dann nur noch die aktuellen (variablen) Informationen eingeben.
Die Schritte zum Anlegen einer E-Mail-Vorlage
Der einmalige Aufwand für das Erzeugen von solchen vorgefertigten E-Mails lohnt sich in jedem Fall.
- Zuerst rufe ich eine neue E-Mail auf – am schnellsten geht das mit Strg+Umschalt+M.
- Nun trage ich im Feld An die erforderliche E-Mail-Adresse ein.
- Anschließend gebe ich in das Nachrichtenfeld die zu dem E-Mail-Empfänger passende Anrede und Grußformel ein.
- Handelt es sich um periodisch wiederkehrende E-Mails mit festen Inhalten, füge ich auch noch den Betreff und weiteren Nachrichtentext ein.
- Bei Bedarf kann ich über die Registerkarte Optionen noch festlegen, wo die Nachricht nach dem Versenden abgelegt werden soll – ich liebe eine geordnete und “mitdenkende” Ablage – und ob ich der Nachricht eventuell noch eine Lesebestätigung mitgeben will.
- Zum Schluss wähle ich die Befehlsfolge Datei/Speichern unter und stelle in dem Dialogfeld ganz unten bei Dateityp den Eintrag Outlook-Vorlage (*.oft) ein. Outlook wechselt automatisch zum Vorlagen-Ordner (Templates).
Fazit und Ausblick
Auf die oben beschriebene Weise lege ich mir so viele Vorlagen mit vorgefertigten Inhalten an, wie ich brauche.
Wie ich eine Kopie meiner Vorlagen mit genau zwei Mausklicks aufrufe, beschreibe ich im nächsten Beitrag.
Nie wieder E-Mails vom falschen Konto versenden
Bei meinen E-Mails trenne ich konsequent zwischen Privat, Geschäftlich, Buchhaltung und Sportverein. Deshalb habe ich mehrere E-Mail-Adressen. Allerdings wirft das ein Problem auf: Ab und an kommt es vor, dass ich Nachrichten vom falschen E-Mail-Konto, nämlich von meinem Standardkonto verschicke. Wie kann ich das verhindern? Es gibt zwei Möglichkeiten:
Entweder wähle ich bei jeder Nachricht das richtige Konto aus. Diese „manuelle“ Variante ist nicht zuverlässig, da ich das gerade unter Zeitdruck häufiger vergesse. Oder ich finde eine „automatische“ Lösung.
Outlook 2010: Die Aufgabenleiste anpassen
Kürzlich habe ich mir den Luxus eines 28-Zoll- Bildschirms geleistet und ihn gleich angeschlossen. Ich starte mein Outlook und – WOW – endlich kann ich die volle Breite des Navigationsbereichs, des Lesebereichs und der Aufgabenleiste nutzen.
Das Anpassen von Navigations- und Lesebereich ist schnell erledigt. Bei der Aufgabenleiste sind ein paar mehr Mausklicks erforderlich.
Die Breite von Navigations- und Lesebereich anpassen
- Bei beiden Bereichen bewege ich die Maus jeweils an den rechten Rand.
- Der Mauszeiger wird – wie im Bild oben gezeigt – zu einem Doppelpfeil.
- Nun ziehe ich mit gedrückter linker Maustaste nach rechts, um beiden Bereichen mehr Platz zu geben.
Mehr Übersicht in der Aufgabenleiste schaffen
Soweit so gut, aber in der Aufgabeleiste sehe ich weiterhin nur zwei Monate, obwohl Platz für vier oder mehr wäre. Hier würde ich gerne sechs Monate sehen.
Um noch mehr Monate zu sehen, gehe ich wie folgt vor:
- ich klicke auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen.
- In den Outlook-Optionen klicke ich links auf Erweitert und anschließend rechts auf die Schaltfläche Aufgabenleiste.
- In dem unten abgebildeten Dialogfeld trage ich nun die Anzahl der Monatszeilen ein, die ich gerne hätte.
In meinem Fall reichen zwei. Jetzt werden in zwei Zeilen jeweils drei Monate angezeigt.
Ein noch kürzerer Weg
Noch schneller kann ich den Aufbau der Aufgabenleiste ändern, wenn ich mit der rechten Maustaste in den oberen Bereich der Aufgabenleiste klicke – im folgenden Bild in Orange gekennzeichnet – und dann im Kontextmenü den Befehl Optionen wähle.
Mein erster “Bug” in Outlook 2010
In einem meiner Outlook-Profile habe ich nur POP3- und IMAP-Konten angelegt. In diesem Profil wollte ich einen Quick Step erstellen, der mir eine neue Nachricht an einen Kollegen mit dem Betreff “Office2010-Blog: Neuer Artikel zu Outlook 2010” zaubert.
Als ich zum Eintragen des Empfängers auf das Feld AN… klicke, wartet eine Überraschung auf mich: Es wird nicht wie erwartet ein Kontakte-Ordner geöffnet, sondern das Windows-Adressbuch. Leider habe ich an dieser Stelle auch nicht die Möglichkeit eine andere Quelle aus zu wählen.
Ist das ein Bug oder liegt es an einer falschen Einstellung?
Outlook 2010: Die Unterhaltungsansicht anpassen
Für mich ist die Unterhaltungsansicht.eine Arbeitserleichterung, da sie Nachrichten zu einem Thema gebündelt anzeigt, egal in welchem Postfach-Unterordner sie liegen.
Mehr noch: Aktionen, die ich auf eine Unterhaltung anwende, gelten für alle Nachrichten der Unterhaltung. Lösche ich beispielweise eine Unterhaltung, verschwinden auch die E-Mails aus meinen Unterordnern. Dieses Verhalten allerdings ist störend, da ich mit vielen Unterordnern arbeite, die mir als Ablage dienen. Aber verzichten will ich auf die Unterhaltungsansicht auch nicht. Was also tun?
Abhilfe schafft hier eine “andere” Ansicht.
