Gastautor
Alles am richtigen Platz: Informationen sammeln und mit System ablegen per Quick Step in Outlook 2010
In unserem Wettbewerb „Neue Quick Steps für Outlook 2010“ hier ein weiterer Vorschlag – diesmal von Susanne Lubina aus Lüneburg. Mit ihrem selbstgebauten Quick Step sammelt sie in einem Ordner
- per E-Mail eingehende Informationen
- mehrerer Absender
- über einen längeren Zeitraum.
Zusätzlich sorgt sie per Unterhaltungsansicht für mehr Durchblick.
Sie gewinnt das "Outlook aktuell"-Abo. Hier ihre Anleitung:
Die Aufgabe
In Vorbereitung der firmenweiten Umstellung auf Office 2010 trage ich von Kollegen die Informationen zusammen, welcher Schulungsbedarf in welchem Programm besteht. Dazu schicke ich immer wieder E-Mails mit Umfragen sowie Hinweise auf geeignete Umstiegs-Tools durchs Haus.
Außerdem bereite ich mit einem Schulungszentrum die Durchführung der Kurse im November vor.
Damit die Antworten der Kollegen und des Schulungszentrums nicht in der täglichen E-Mailflut untergehen, sammle ich alles in einem speziellen Unterordner. Monatlich fertige ich mir einen Statusbericht zum aktuellen Stand an. Bei all diesen Aufgaben nutze ich einen selbstgebauten Quick Step.
Die Lösung
Zuerst verschiebe ich die E-Mails in den speziellen Ordner “Office 2010-Umstellung” und kategorisiere sie dabei. Außerdem setze ich mir die Nachrichten per Nachverfolgung auf Erinnerung, die ich einmal im Monat abarbeite.
Die folgende Abbildung zeigt, wie ich den Quick Step, der diese Aufgaben erledigt, in 8 Schritten anlege.
Die ersten 5 Schritte sind Pflicht, die anderen 3 sind Kür und sorgen für bessere Optik.
Übrigens: Den Unterordner lasse ich als Unterhaltung anzeigen – so kann ich die Rückmeldungen zu den einzelnen Nachrichten, die ich verschickt habe, leichter nachvollziehen.
Erster Gewinner des Wettbewerbs für eigene Quick Steps
Im Beitrag vom 8. Juni hatten wir dazu aufgerufen, benutzerdefinierte Quick Steps für Outlook 2010 an uns zu senden. Hier der erste Vorschlag von Jens Körner.
Sein Quick Step sorgt dafür, dass er mit einem Mausklick E-Mails dann in Aufgaben umwandeln kann, wenn der Nachrichtentext Punkte enthält, die er zu erledigen hat. Hier seine Anleitung:
So bin ich bisher vorgegangen
Wenn ich eine Nachricht bekam, die Aufgaben für mich enthielt, habe ich bis Outlook 2007 die E-Mail mit den folgenden Schritten in eine Aufgabe umgewandelt:
- Zuerst zog ich die Nachricht mit gedrückter rechter Maustaste nach unten auf das Symbol für Aufgaben.
- Nach Loslassen der Maustaste wählte ich im Kontextmenü ganz oben den Eintrag Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text.
- Es öffnete sich eine neue Aufgabe, die den Text der E-Mail enthielt und ich musste noch die Fälligkeit und den Zeitpunkt für die Erinnerung festlegen.
- Danach speicherte ich die Aufgabe.
- Abschließend habe ich in den meisten Fällen die nun überflüssige E-Mail gleich noch gelöscht – wenn ich es nicht vergessen habe und dann beim nächsten Aufräumen nachholen musste.
Jetzt reicht nur noch ein Mausklick
Mit den neuen Quick Steps kann ich die Prozedur abkürzen:
- Ich klicke den betreffenden Quick Step an – ich habe ihn E-Mail zu Aufgabe genannt.
- Outlook 2010 öffnet ein neues Aufgabenfenster mit dem Inhalt der E-Mail.
- Ich bestimme die Termine für Fälligkeit und Erinnerung und speichere die Aufgabe.
Das Löschen der E-Mail erledigt Outlook 2010 für mich – automatisch.
Den neuen Quick Step anlegen
- Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Quick Steps klicke auf den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke.
- Im nun eingeblendeten Dialogfeld Quick Steps verwalten wähle ich Neu – Benutzerdefiniert.
- Im folgenden Dialogfeld Quick Step bearbeiten trage ich unter Name den Text E-Mail zu Aufgabe ein.
- Per Klick auf das Symbol links daneben wähle ich ein neues passendes aus.
- Danach nehme ich noch die in der folgenden Abbildung gezeigten zwei Einstellungen vor.
- Mit Fertig stellen und OK schließe ich das Definieren des neuen Quick Steps ab.
Das Einsenden neuer Quick Steps wird belohnt!
Als Dank für das Einsenden des Quick Steps gab es die Microsoft LiveCam VX-5500.
Andere mögliche Gewinne werden hier vorgestellt.
Wir sind gespannt auf weitere Zuschriften!!!
Vorschläge für neue Quick Steps bitte an folgende E-Mail-Adresse senden:
info [at] office2010-blog.de!
Outlook 2010 | E-Mails schneller bearbeiten dank QuickSteps
Mit Hilfe der neuen Funktion „QuickSteps“ lassen sich Routineaufgaben in Outlook 2010 beim Abarbeiten von E-Mails zeitsparender erledigen – mit genau einem Mausklick.
Wie das geht, zeigt das Video von Gastautor Waldemar Pross an einem konkreten Beispiel.
Eine eingehende Nachricht wird
- als gelesen markiert,
- in eine Aufgabe umgewandelt und
- anschließend gelöscht.
Ein weiteres Beispiel für den Einsatz der QuickSteps liefert auch der Blogbeitrag vom 8. Februar 2010.
