Wer kennt es nicht: Nach dem Outlook-Start wird sofort das schlechte Gewissen alarmiert durch den unangenehmen Sound der Erinnerungen.

Um dem zu entgehen, gibt es meines Wissens zwei Alternativen: a) den akustischen Störfaktor durch Wahl eines “sanfteren” Sounds entschärfen oder b) den Ton ganz ausschalten. Und so geht’s:

1. Extras – Optionen – Registerkarte Weitere wählen.
2. Schaltfläche Erweiterte Optionen anklicken.
3. Im folgenden Dialogfeld ganz unten auf die Schaltfläche Erinnerungsoptionen klicken.
4. Im Dialogfeld Erinnerungsoptionen entweder eine andere Sounddatei einstellen oder das Häkchen entfernen für Erinnerungssound wiedergeben.

Hier die vier Schritte noch mal im in einem Bild. Und Ruh’ ist!

Viele  Anwender nutzen ihren Outlook-Kalender täglich, haben sich aber noch nie so richtig Zeit genommen, um ihn besser an an ihre Bedürfnisse anzupassen. Dabei werden sich manche eine der folgenden Fragen schon gestellt haben:

• In welcher Kalenderwoche liegt eigentlich dieser Termin?
• Wie lässt sich mein Arbeitstag in 15-Minuten-Blöcke einteilen?
• Ist ein Kollege in Übersee zu einer bestimmten Zeit erreichbar?

Ein fünfminütiges Lernvideo gibt jetzt DIE Gelegenheit, sich bequem zu informieren, wie sich Tages-, Wochen- oder Monatskalender an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen. Das Video ist bei Microsoft unter folgender Webadresse als kostenloser Download (8,7 MB) verfügbar:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=6ce220a8-4396-4bb2-b3fa-95f65e05945e&DisplayLang=de 

Die heruntergeladene EXE-Datei muss per Doppelklick entpackt werden. Das danach verfügbare Video im Format WMV kann im Windows Media Player abgespielt werden.

Heute ist es mir gleich zweimal passiert, dass bei einer E-Mail den Anhang fehlte. Zuerst war ein Kollege “schuld” und ich musste ihn um die fehlenden Dateien bitten. Eine knappe Stunde später war ich selbst “Verursacher”.

Kein Wunder, dass ich nach dem Lesen der Meldung über ein neues Add-In namens “Forgotten Attachment Detector” (kurz FAD) sofort reagierte und mir das Tool bei Microsoft OfficeLabs gleich herunterlud und dann installierte.

Nach der Installation hatte ich die oben gezeigte neue Schaltfläche. Über diese gelange ich zu dem Dialogfeld, in welchem die Begriffe definiert werden, nach denen das Tool künftig meine E-Mails durchforsten soll, damit ich keine Anhänge mehr vergesse.

 

Nicht schlecht: Das Tool führt auch Statistik darüber, wie oft ich Anhänge vergesse.

Mehr noch: Mit dem Tool kann ich nicht nur vergessene Anhänge, sondern auch E-Mails ohne Betreffzeile vermeiden.

Habe ich natürlich sofort getestet und siehe da: Funktioniert!

Nach Aussage von Microsoft wird es das SP2 erst ab August als automatisches Update geben. Bis dahin muss das SP2 manuell heruntergeladen werden.

Dazu gibt es drei Wege:

1. über die Update-Funktion in einem der Office 2007-Programme,
2. über  die Funktion Windows-Update des Betriebssystems,
3. über den direkten Download des SP2 von Microsofts Website.

 

Weg 1 führt in Outlook 2007 über

• einen Klick auf das Fragezeichen und dann auf Auf Updates überprüfen.
• Im nun folgenden Dialogfeld links die Kategorie Ressourcen und rechts Updates herunterladen auswählen.

 

Weg 2 funktioniert in Windows Vista wie folgt:

• Start – Alle Programme – Windows Update – Nach Updates suchen.
• Ein rechter Mausklick auf den Eintrag für das SP2 und ein Klick auf Eintrag anzeigen lässt das oben gezeigte Info-Fenster zu dem Update erscheinen.
• Neben dem SP2 werden – wie unten gezeigt – noch Aktualisierungen der Hilfe-Inhalte für PowerPoint, Excel und Word angeboten, die gleich mit heruntergeladen werden sollten.
• Ein Klick auf Installieren startet den Vorgang. Da alles zusammen fast 300 MB sind, kann der Download eine Weile dauern – zumal derzeit Tausende Anwender die Downloadmöglichkeit nutzen.

• Die Installation selbst ist ungewöhnlich kurz. Sie dauerte bei mir nur 5 Minuten.

• Danach ist ein Neustart des Computers fällig.

Nach der Installation des SP2 lässt sich der aktuelle Stand der PowerPoint-Version wie folgt überprüfen:

• Klick auf das Fragezeichen und dann auf Info.

Weg 3 besteht im direkten Herunterladen des rund 300 MB großen Updates von folgender Microsoft-Seite und im anschließenden Installieren des SP2. Download-Link zum SP2 für Office 2007

Auch das gibt’s: Fehler, die nach dem Installieren des SP2 auftreten können

Da Microsoft einen Beta-Test des SP2 durchgeführt hat, liegen auch Erkenntnisse darüber vor, welche ungewollten Folgen das Update haben kann. Hier ein Auszug:

• Angenommen, in PowerPoint wird ein Textabschnitt markiert, der mehrere Sprachen enthält. In diesem Fall wird die Sprache des markierten Texts als Englisch (USA) angegeben, anstatt eine leere Angabe zu verwenden. Dies ist sowohl in der Statuszeile (unten im PowerPoint-Fenster) als auch im Dialogfeld Sprache zu sehen.
• Beim Bewegen einer der Standardzeichnungslinien auf einer Folie in einem PowerPoint 2007-Dokument wird die Zeichnungslinie unsichtbar.

Für alle, die mehr wissen wollen: Weitere Informationen zum Inhalt von SP2

Eine Liste der mit dem Service Pack 2 behobenen Probleme in Office 2007 hat Microsoft ebenfalls veröffentlich. Hier der Download-Link zu der Excel-Datei.

Geht es um Outlook, gehöre ich zu den vorsichtigen Menschen und sichere daher regelmäßig meine Daten. Bis Outlook 2003 mit dem Tool PFBACKUP von Microsoft, ab Version 2007 ließ es sich aber nicht mehr einbinden. Seitdem nutze ich täglich MOBackup. Es ist zwar nicht kostenlos, aber es kann weit mehr, als nur PST-Dateien sichern. Und beim Übertragen meines kompletten Outlook auf andere Rechner hat es mir schon viel Stunden und Stress erspart.

Es ist so genial wie einfach:

• Ich lege EINMAL eine Sicherung an – inkl. Signaturen, eigenen Symbolleisten, RSS-Feeds, IE-Favoriten etc. (siehe Auswahleinstellungen unten).

• Dabei sage dem Programm, dass ich genau diese Einstellungen gern sichern und als Symbol auf meinem Desktop ablegen möchte.
• Wann immer ich nun zum Feierabend meinen Rechner runterfahre, doppelklicke ich zuvor noch auf dieses Symbol auf meinem Desktop und MOBackup sichert meine Outlook-Daten im Nu. Sehr beruhigend – wie ich finde.

Gestern habe ich mir die neue Version 4.0 installiert und bin wieder begeistert von den Neuerungen, die der Leipziger Programmierer eingebaut hat. Jetzt kann ich aus einer Sicherung mal schnell nur eine ältere PST herausholen und beispielsweise nach einer bestimmten E-Mail suchen, die in meiner aktuellen PST nicht mehr enthalten ist.

FAZIT: Eine solche Lebensversicherung für mein Outlook ist mir die 15 bzw. 25 Euro allemal wert. Die Rechner der Familienmitglieder werde ich auch damit ausstatten.