Outlook 2010: Wie groß dürfen die Anhänge sein?

Beim Verwenden von Outlook 2010 mit POP-/IMAP-Konten ist mir heute folgendes passiert: Als ich einer E-Mail eine Anlage von 31 MB hinzufügen wollte, überraschte mich Outlook mit einer Fehlermeldung.

Mir wird erklärt, dass die Anlagengröße das erlaubte Maximum überschreite. Aha!

Also machte ich mich auf die Suche nach einer Lösung – und fand sie auch.

Wie bekomme ich jetzt meinen Anhang verschickt?

Bisher wusste ich nur, dass in einer Exchange Server-Umgebung der Admin die maximale Anhanggröße festlegen kann. Bei POP-/IMAP-Konten ist mir so eine Meldung noch nie untergekommen.

Meine Internetrecherche ergab, dass Outlook 2010 ein Limit von 20 MB pro Anhang/E-Mail hat.

Ich habe nun zwei Möglichkeiten, mein Problem zu lösen:

• Entweder ich benutze nun einen Komprimierer wie Winzip und hoffe, dass ich unter das Limit komme.
• Oder aber ich erhöhe das Limit für die Anhanggröße durch einen Eingriff in die Registry von Windows.

Ich entschied mich für die letztere Variante. Hier die Vorgehensweise in vier Schritten:

1. Zunächst einmal schließe ich Outlook.
2. Dann öffne ich über Start und die Eingabe von regedit.exe den Registrierungs-Editor.
3. Ich wechsle zum Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
4. Hier erstelle einen neuen DWORD-Eintrag mit dem Namen MaximumAttachmentSize.
   • Als Werte kann ich nun eine gewünschte maximalle Anhanggröße in KB eingeben.
   • Oder aber ich trage einfach den Wert 0 (Null) für eine unlimitierte Größe ein.

     

5. Danach schließe ich den Registrierungs-Editor und starte Outlook neu.

Ab sofort kann KÖNNTE ich in E-Mails auch Anhänge von mehreren 100 MB anhängen.

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Outlook 2010: Die Unterhaltungsansicht anpassen

Für mich ist die Unterhaltungsansicht eine Arbeitserleichterung, da sie Nachrichten zu einem Thema gebündelt anzeigt, egal in welchem Postfach-Unterordner sie liegen.

Mehr noch: Aktionen, die ich auf eine Unterhaltung anwende, gelten für alle Nachrichten der Unterhaltung. Lösche ich beispielweise eine Unterhaltung, verschwinden auch die E-Mails aus meinen Unterordnern. Dieses Verhalten allerdings ist störend, da ich mit vielen Unterordnern arbeite, die mir als Ablage dienen. Aber verzichten will ich auf die Unterhaltungsansicht auch nicht. Was also tun?

Abhilfe schafft hier eine “andere” Ansicht.

Eine angepasste Ansicht anlegen

1. Zuerst klicke ich auf die Registerkarte Ansicht und
2. anschließend auf die Pfeilspitze rechts neben Unterhaltungseinstellungen.
3. Nun deaktiviere ich die Option Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen.

   

Für mich die perfekte Ansicht, bei der meine Unterordner für die Ablage nicht verändert werden, ich aber im aktuellen Ordner immer noch die Unterhaltungsansicht nutzen kann.

Die neue, angepasste Ansicht auf andere Ordner übertragen

Nun stehe ich vor dem Problem, dass ich diese spezielle Ansicht für alle Ordner meiner umfangreichen Ordnerstruktur übernehmen möchte. Denn eine Ansicht gilt standardmäßig nur für den jeweiligen Ordner, in dem sie erstellt wurde.

Glücklicherweise muss ich die Befehlsfolge nicht dutzendfach wiederholen, sondern kann eine Funktion nutzen, die zwar ein wenig versteckt, dafür aber umso nützlicher ist:

1. In der Registerkarte Ansicht klicke ich auf die Pfeilspitzeneben Ansicht ändern.
2. In dem aufklappenden Menü wähle ich ganz unten den Befehl Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen. 
3. Im folgenden Dialogfeld kann ich flexibel die Ordner bestimmen, bei denen ich “meine” neue Ansicht verwenden möchte. PERFEKT!

Quelle: www.office2010-blog.de – Ein Blog zu Office2010, der schlauer macht

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Outlook 2010: Wie ich meine E-Mails besser verwalte

Dass ich E-Mails leichter finden und aufräumen kann, gehört für mich zu den wichtigen Neuerungen. Die Unterhaltungsansicht fasst E-Mails eines Betreffs plus alle Antworten in einem “Unterhaltungsfaden” zusammen. Das gab es bisher schon, allerdings nur für empfangene Nachrichten.

In Outlook 2010 erscheinen auch Nachrichten im „Unterhaltungsfaden“, die in Gesendete Elemente oder anderen Unterordnern liegen. Damit entfällt das Durchsuchen diverser Unterordner.

Auch das “Ausmisten” meines Posteingangs geht in der optimierten Unterhaltungsansicht leichter und schneller von der Hand, denn die Funktion Aufräumen löscht auf intelligente Art redundante Antworten.

So funktioniert die optimierte Unterhaltungsansicht

Outlook 2010 zeigt automatisch jeden E-Mail-Ordner in der Unterhaltungsansicht an. Was wohl am ehesten auffällt: Gibt es zu einer E-Mail mehrere Antworten, wird dies mit dem Symbol eines doppelten Umschlags neben der Nachricht angezeigt.

Per Klick auf diesen Umschlag öffne ich den Unterhaltungsfaden uns sehe so alle Elemente, die zu der Nachricht mit dem Betreff dazugehören. 

In älteren Versionen musste ich mich zwischen der Anzeige meiner E-Mails nach Datum oder nach Unterhaltung entscheiden. In Outlook 2010 sind beide Ansichten zu einer verschmolzen.

Klicke ich über den Nachrichten mit der rechten Maustaste auf den Balken für Anordnen nach, dann sind die unten gezeigten Optionen schon voreingestellt und sorgen für mehr Komfort.

So räume ich meine E-Mail-Ordner deutlich schneller auf
Löschen ist out, intelligentes und wirksames Aufräumen ist in. So lässt sich die neue Funktion zum Aufräumen vielleicht am besten beschreiben.

Natürlich lösche ich weiterhin Elemente, die ich nicht mehr brauche. Aber Aufräumen macht das viel eleganter. Hier ein Beispiel:

• Bei einer Gruppe von Nachrichten zu einem bestimmten Betreff musste ich früher manuell all die Elemente löschen, die in den folgenden E-Mails bereits enthalten und daher überflüssig waren.
• Den Ordner für gesendete Objekte musste ich dabei auch noch durchforsten.
• Oft war es dann so, dass nur die jüngste Nachricht übrig blieb.
• Jetzt erledige ich diese Aufräumaktionen mit deutlich weniger Aufwand.  mit
• Im Menüband nutze ich dazu im Register Start den Befehl Aufräumen (in der Gruppe Löschen). 

  

• Danach erscheint das unten gezeigte Dialogfeld, in dem ich auf Aufräumen klicke.
• Jetzt räumt Outlook 2010 intelligent auf, indem es alle redundanten Elemente löscht In den Papierkorb befördert)..

Hier eine Demonstration, was aus der anfangs gezeigten, aus mehreren Elementen bestehenden Unterhaltung nach dem Aufräumen übrig bleibt:

VORHER sechs Elemente

NACHHER ein Element

FAZIT: Das Wiederfinden zusammengehöriger Nachrichten geht schneller, und das Aufräumen macht sogar Spaß

Quelle: www.office2010-blog.de – Ein Blog zu Office2010, der schlauer macht

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