Ich gehe fremd: Demnächst bei video2brain “Outlook 2010–Das Video”

Wir arbeiten jeden Tag und so manche Nacht immer gerne an neuen Video-Trainings für Sie! Letzte Woche haben wieder einige kompetente, sympathische und erfahrende Autoren eine recht arbeitsame Woche in den video2brain Studios durchlebt.

Frischer Wind für ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Office!
Vlnr: Markus Hahner, Kai Schneider und Dr. René Martin vor den v2b Studios

Gleich vorneweg: Ich bin sehr dankbar und froh, dass wir so hochkarätige Insider und Praxiskenner für die kommenden video2brains zu Themen rund um Word, Outlook, Visio und Cinema gewinnen konnten. Denn nur so können sie sich die Arbeitsweise von Profis aus der Praxis an- und abzuschauen. Schauen Sie sich ein video2brain an, so erhalten sie nicht nur “irgendein Training” sondern sie haben Zugriff auf die über Jahre hart erarbeitete Schulungs- und Praxiserfahrung von Arndt, Kai, Markus und René.

Dr. René Martin

René ist übrigens die fachliche Instanz für Microsoft Visio im deutschsprachigen Raum und hat die Aufzeichnungen zu MS Visio diese Woche im wahrsten Sinne des Wortes gemeistert. Ich habe gestern Abend gleich in sein Projekt “hineingeschmökert”, da ich MS Visio nicht kenne und tendentiell neugierig bin … Und es ist unglaublich wie einfach mit Visio Visualisierungen gemacht werden können. Dazu kommt Renés sehr spannender Erklärungsstil, ich muss sagen beeindruckend! Wenn Sie Lust haben mehr über René zu erfahren, dann besuchen Sie seine Webseite compurem.de.

Kai Schneider vor dem Studio

Falls sie noch kein Kunde von Kai Schneider sind, dann kennen sie ihn vielleicht durch seine Veröffentlichungen bei Microsoft Press oder von einer seiner Schulungen. “Outlook für Menschen” zu präsentieren ist sein Fokus. Und wenn Sie wollen können sie Kais verständliche und gleichzeitig motivierende Erläuterungen auch bald bei video2brain genießen.

“Man wird alle paar Minuten schlauer ohne sich dabei anstrengen zu müssen.” sagte mir eine der Damen in der Postproduktion. Und da ich Kai persönlich kennen lernen durfte, muss ich sagen: Kai ist nicht nur professionell und absolut begeisternd in seiner Art zu präsentieren, sondern er ist auch als Mensch sehr sympathisch und mitreißend. Falls Sie Lust haben, werfen Sie einen Blick auf seinen Blog outlook-user.de.

Markus Hahner im Studio

Auch Markus Hahner hat in der Vergangenheit Bestseller geschrieben und ist im Bereich MS Word eine (sehr sympathische) Autorität. Er kennt Word in und auswendig und hat das Talent klar, menschlich und nachvollziehbar zu erläutern worauf es ankommt. Markus ist Autor von über 40 Büchern zu Word weltweit, er hat sogenannte “Office-Rollouts” und “Office-Customizings” für Firmen durchgeführt, er programmiert VBA und ist die Person hinter dem Blog word-user.de.

Und ehrlich: In Markus brennt das Feuer für Word! Lassen Sie sich begeistern … bald haben sie bei video2brain Gelegenheit dazu, denn Markus hat sich des video2brains für Word 2010 Profiwissen angenommen.

Da ich selbst sehr viel Zeit in Outlook und Word verbringe, freue ich mich darauf mein diesbezügliches Wissen aufzufrischen und zu ergänzen. Aber ich muss noch ein wenig warten, da das video2brain dazu im November herauskommt … und dann steige ich evtl. auch auf die 2010er Version um …

Arndt von Königmarck im Studio

Sehr dankbar bin ich auch Arndt von Königsmarck für seine Mühe und Energie, die er diese Woche in sein neues video2brain investiert hat. Denn wie sie wissen: Für jedes neue video2brain Video-Training werden immer alle Beispiele komplett neu gestaltet.  Arndt hat diese Woche sehr hart an einem Training gearbeitet über das ich allerdings noch nicht sprechen darf .

Aber falls sie schon ein Training von Arndt kennen, dann ist es sicher leicht zu erraten woran wir zur Zeit arbeiten. Dazu aber zu einem späteren Zeitpunkt mehr …

Ich hoffe, dass ihnen dieser kleine Einblick in das video2brain Gästebuch der letzten Woche gefallen hat! Und ich wundere mich darüber, dass meine Blogeinträge immer so lange werden …

Liebe Grüße,
Gerhard Koren

Quelle: Letzte Woche … | Das offizielle video2brain-Blog

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Terminerinnerung für unterwegs: Wie Outlook eine SMS ans Handy schickt

Die meisten meiner Termine plane ich in Outlook. Bin ich ausnahmsweise mal ohne Notebook unterwegs, kann ich mich an einen wichtigen Termin per SMS an mein Handy erinnern lassen. Damit das funktioniert, ergänze ich Outlook um einige Zeilen VBA. Outlook versendet dann einen kurzen Text von maximal 168 Zeichen an mein Handy. Ohne jegliche Synchronisierung.

Was ist zu beachten?

Zunächst muss ich den E-Mail-Empfang per SMS freischalten lassen (siehe unten).

Außerdem muss Outlook natürlich ständig mit dem Internet verbunden sein, damit die Nachrichten nicht im Postausgang stecken bleiben.

So ergänze ich Outlook

1. In Outlook starte ich mit ALT+F11 den VBA-Editor.
2. Dort öffne ich auf der linken Seite ThisOutlookSession.
3. Im daraufhin erscheinenden Code-Fenster klicke ich am oberen Rand auf den kleinen Pfeil neben Allgemein. In der folgenden Liste wähle ich den Eintrag Application.
4. Anschließend klicke ich auf den kleinen Pfeil neben ItemSend und wähle in der Liste den Eintrag Reminder.

   

5. Dann füge ich den folgenden Code zwischen das eben erstellte Gerüst ein.

   Dim strTerminInfo As String
   Dim olRemindMail As MailItem

     If TypeName(Item) = "AppointmentItem" _
       And Item.Importance = olImportanceHigh Then
         strTerminInfo = "Termin (" & Format(Item.Start, "ddd dd.mm. hh:nn") & _
                "-" & Format(Item.End, "hh:nn") & "): " & Item.Subject
       Set olRemindMail = Outlook.CreateItem(olMailItem)
       With olRemindMail
           .Subject = strTerminInfo
           .Recipients.Add "0176199729000@o2online.de"  ’Nummer anpassen
           .Send
       End With
     End If

6. Abschließend klicke ich auf Speichern und schließe den VBA-Editor.

Einen Termin zum Versand als SMS vorbereiten

Nun erstelle ich einen neuen Termin, trage alle erforderlichen Informationen ein und führe dann noch folgende Schritte aus:

1. Ich aktiviere die Erinnerung und stelle den gewünschten Erinnerungszeitraum ein.
2. Ganz rechts im Menüband in der Gruppe Kategorien wähle ich Wichtigkeit: Hoch, nur dann erhalte ich eine Nachricht aufs Handy.

   

3. Zum Schluss speichere ich den Termin.

FAZIT: Wenn ich meinen Schreibtisch verlasse und Outlook gestartet ist, versendet es zum voreingestellten Zeitpunkt eine SMS mit der Terminerinnerung. Wow, so kann ich keinen wichtigen Termin mehr vergessen, auch wenn ich mein Outlook mal nicht dabei habe.

So wird der E-Mail Empfang per SMS je nach Provider freigeschaltet

T-D1: Eine SMS mit dem Text "OPEN" an die T-D1-Kurzwahl 8000 senden. Die E-Mail Adresse lautet dann: DeineD1-Nummer@t-d1-sms.de

Vodafone-D2: Mit dem Handy die D2-Nummer 22 90 01 anrufen und und komfortabel ein D2-E-Mail-Konto einrichten. Die E-Mail-Adresse lautet dann DeineD2-Nummer@d2mail.de.

E-Plus: Eine Kurznachricht mit dem Wort START an die Nummer 7 67 62 45 (S-M-S-M-A-I-L) senden. Die E-Mail Adresse folgt kostenlose Kurznachricht.

O2: Eine SMS mit dem Inhalt "START" an die Nummer 36245 (EMail) schicken.

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Hilft gegen Vergesslichkeit: FAD, der Anlagendetektiv

Wenn‘s besonders schnell gehen soll, passiert es schon mal, dass die im Nachrichtentext angekündigte Anlage vergessen wird. Dann ist eine Entschuldigung und eine zweite E-Mail fällig – diesmal MIT Anlage.

Gegen diese Art Vergesslichkeit nutze ich seit Jahren den Forgotten Attachment Detector.

Dieses Add-In gibt es jetzt auch in Deutsch und für Outlook 2010. Hier der Download-Link:

http://www.officelabs.com/projects/forgottenattachmentdetector/
Pages/default.aspx

Der Anlagendetektiv sucht nach bestimmten Worten oder Wortgruppen im Nachrichtentext – z.B. “als Anlage” oder “übersende ich”.

Entdeckt er solche Begriffe UND enthält die E-Mail keine Anlage, dann schlägt er wie oben gezeigt Alarm.

Die zu überwachenden Begriffe lassen sich übrigens individuell anpassen.

Das Tool kann nach der Installation in Outlook 2010 auf der Registerkarte Add-Ins aufgerufen werden, um eigene Schlüsselworte zu definieren.

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